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| 1. Características dos documentos neste Arquivo | ||
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Os documentos custodiados pelo Arquivo têm características particulares que os diferenciam de documentos encontrados em outras Unidades de Informação, nomeadamente em Bibliotecas ou Centros de Documentação. Apresentam diferentes e variados formatos: maços, livros, rolos; e acondicionam-se em caixas, maços, pastas, etc Têm
diferentes tipos de suporte: pergaminho, papel, película, CD-ROM etc.
Na sua grande maioria são manuscritos em diversos estilos e formas de
letras: visigótica, processada, encadeada etc., e portanto podem apresentar
dificuldades de leitura, existindo ainda documentos também dactilografados
e impressos. Atendendo à sua extensão, cerca de 7 Km de documentos, e às características internas de produção e constituição natural de séries, só excepcionalmente justificam o tratamento individualizados de tipo catálogo. Para ser possível ao utilizador obter uma visão do conjunto dos documentos, a descrição em Arquivos, utilizando técnicas multinível, desce do geral ao particular usando os seguintes níveis de descrição:
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Fundo
(F)
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| É
o nível mais importante. Um fundo é um conjunto de documentos criados organicamente
e/ou acumulados e utilizados por uma pessoa individual ou colectiva no exercício
das suas funções e actividades. A determinação de um fundo deve respeitar o princípio da proveniência. |
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Secção
(SC)
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Constitui uma subdivisão orgânico e/ou funcional do FUNDO.
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Série
(SR)
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Corresponde a uma unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação da informação. Em princípio, os documentos de cada série deverão corresponder ao exercício de uma mesma função ou actividade, dentro da mesma área de actuação.
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Processo
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| Unidade organizada de documentos juntos, quer para utilização corrente pelo seu produtor, quer no decurso da organização de um fundo, porque se referem a um mesmo tema, actividade ou transacção, sujeito a tramitação própria, normalmente regulamentada. | ||
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Documento
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| A mais pequena unidade arquivística intelectualmente indivisível. | ||
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Embora não sendo considerados níveis de descrição, podem existir ainda, unidades arquivísticas com funções primordiais de gestão, de entre as quais destacamos:
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Entidade
detentora (ED)
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| Constitui o topo da hierarquia das entidades arquivísticas utilizadas como forma de gestão. As entidades detentoras tem a responsabilidade pela recolha, tratamento, preservação e divulgação dos documentos do Arquivo. São, portanto, instituições ou unidades administrativas que detêm a custódia da documentação do Arquivo. | ||
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Grupos
de arquivo (GA)
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| É conveniente, para efeitos de gestão, agrupar fundos afins, provenientes de administrações idênticas. Este agrupamento de fundos facilita a tarefa de gestão de arquivos. | ||
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Unidade
de instalação (UI)
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| É a unidade básica de cotação e instalação de um FUNDO e das suas respectivas suas partes, por ex. livro, caixa, pasta | ||
| Como conclusão NÃO irá encontrar fichas de catálogos de documentos individualizados organizados de acordo com critérios temáticos. | ||
| 2. Como encontrar informação neste Arquivo | ||
| Para encontrar informação neste Arquivo deverá consultar os Instrumentos de Pesquisa (IP) disponíveis na sala de referência. Se não sabe concretamente o que procura, deverá consultar: | ||
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1/
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| Os IP gerais (Guia do ADP, Cadastro) que lhe permitam determinar quais os fundos existentes e o respectivo conteúdo e âmbito cronológico; | ||
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2/
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| Os IP mais particulares (Inventários) que lhe permitam descobrir, dentro dos fundos que escolheu, as séries documentais existentes; | ||
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3/
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| Finalmente, poderá consultar alguns catálogos (que no entanto se referem a uma pequeníssima fracção da documentação existente) onde poderá encontrar a informação individualizada relativa a cada documento (a título de exemplo, o "Índice-roteiro dos chamados "Livros dos Originais" (colecção de pergaminhos) do Cartório do Cabido da Sé do Porto", elaborado por José Gaspar de Almeida). | ||
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4/
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| Poderá ainda encontrar IP ainda não normalizados, remetidos directamente pelos organismos produtores (listagens, guias de remessa). Note que esta informação poderá estar repetida e não é completamente fiável, não sendo a sua elaboração da responsabilidade deste Arquivo Distrital. | ||
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5/
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| O Arquivo possui, ainda, um conjunto de Instrumentos de Pesquisa impressos, editados pelo ADP ou nos quais teve intervenção directa, entre os quais destacamos: | ||
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| Sempre que tiver qualquer dúvida não hesite em contactar o funcionário de serviço à sala de referência. | ||
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3. Procurar ajuda neste Arquivo |
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| Poderá contactar o Arquivo através de correio normal ou electrónico ou, ainda, contacto telefónico ou fax. | ||
| Informações sobre fundos ou pedidos de pesquisas com vista à obtenção de certidões e/ou reproduções deverão ser dirigidos ao correio electrónico geral (info@adporto.org). | ||